Станом на сьогодні у нас: 141825 рефератів та курсових робіт
Правила Тор 100 Придбати абонемент Технічна підтримка
Скористайтеся пошуком, наприклад Реферат        Грубий пошук Точний пошук
Вхід в абонемент



1

Тема: К/р з організація сучасного діловодства

ЗМІСТ

1. Охарактеризуйте види організаційно-розпорядчих документів.

До організаційно-розпорядчих документів належать:

вказівка,

інструкція,

наказ,

витяг з наказу,

положення,

постанова,

правила,

розпорядження,

статут,

ухвала.

Вказівка.

Це правовий акт, який видається керівником органу дер-жавного управління і має організаційно-методичний харак-тер щодо виконання правових документів цього органу.

Вказівки видаються під час оформлення відряджень, вирі-шенні організаційних питань, доведенні до виконавців нор-мативних матеріалів та ін.

Реквізити:

Назва відомства установи і структурного підрозділу.

Назва виду документа.

Дата.

Місце видання.

Індекс.

Заголовок.

Текст.

Підпис.

Відмітка про узгодження.

Текст вказівки починається словом ПРОПОНУЮ, яке друкується великими літерами.

Різновидом вказівки є припис — розпорядчий документ, який видається деякими посадовими особами і стосується установи, її структурного підрозділу чи окремого пра-цівника. У приписі зберігаються всі реквізити вказівки.

Інструкція.

Це правовий акт, що видається органом державного уп-равління (або затверджується його керівником) для встанов-лення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, урядових осіб і громадян. До документів цього виду належать правила, рекомендації, методичні рекомен-дації та інше.

Заголовок до тексту інструкції обмежує коло питань, об'єктів, осіб, на яких поширюються вимоги інструкції.

Текст інструкції складається із розділів, які діляться на пункти і підпункти. Інструкція починається розділом "За-гальні положення", в якому розкривається мета її видання, вказується галузь поширення, викладається порядок вико-ристання, наводяться відомості загального характеру. Текст інструкції має вказівний характер, для цього використову-ються формулювання зі словами "повинен", "слід", "конче потрібно", "необхідно", "не допускається" тощо. Текст ви-кладається від третьої особи або ж використовується безосо-бова форма.

Датою інструкції є дата її затвердження керівником уста-нови.

Інструкція пишеться на бланку.

Реквізити:

Назва виду документа.

Гриф затвердження.

Заголовок.

Текст.

Коди.

Дата.

Індекс.

Місце видання.

Підписи.

Окрему групу становлять посадові інструкції працівни-кам. Вони містять: загальну частину; функції працівника; обов'язки працівника; права працівника; взаємини (посадові зв'язки); оцінку роботи; відповідальність працівника.

Посадову інструкцію розробляє керівник працівника, діяльність якого вона регламентує. Затверджує посадову інструкцію керівник підрозділу.

Наказ.

Це розпорядчий документ, який видається керівником ус-танови і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і на-кази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення праців-ників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу". Кожний пункт наказу починається з дієслова у на-казовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пунк-ту зазначається підстава для його складання.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазна-чають: а) на яку посаду; б) до якого структурного під-розділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісницт-вом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою не-працездатністю, без збереження заробітної плати, за сімей-ними обставинами); б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

4. У наказах про звільнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. На-чальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.

Організаційні накази видаються при затвердженні перс-пективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

Реквізити:

Назва виду документа.

Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

Місце видання.

Номер.

Дата.

Заголовок.

Текст, що складається з двох частин: констатуються та аналізуються факти; подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

Підпис керівника установи.

Печатка.

Витяг з наказу.

Це документальна копія будь-якої части-ни оригіналу наказу (без зазначення слова «Копія»). Це доку-мент, який крім бланка може укладатися й на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 залежно від обсягу тексту із зазна-ченням таких відомостей:

Назва міністерства, відомства, якому підпорядкована орга-нізація, установа (для державних).

Повна назва організації, установи.

Назва документа.

Дата укладання оригіналу.

Номер наказу.

Місце укладання наказу.

Заголовок до тексту оригіналу або номер пункту розпо-рядчої чи постановчої частини та її назва („про..”; НА-КАЗУЮ:; ЗАРАХУВАТИ:).

Текст констатуючої чи розпорядчої частини.

Посада керівника, його прізвище та ініціали (без підпису).

Позначка про завірення копії.

Посада особи, яка укладала й завірила витяг, її підпис, ініціали та прізвище.

Дата укладання витягу.

Положення.

Це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних під-розділів, його складають переважно під час створення нових підприємств чи установ. Затверджується вищими органами або керівниками установ.

Реквізити:

Назва виду документа.

Герб.

Назва установи.

Дата.

Місце видання.

Заголовок.

Гриф затвердження.

Текст, в якому вказуються: мета створення установи; основні завдання; функціональні зв'язки з іншими установами; основні та обігові кошти; призначення службових приміщень; виробничо-господарська діяльність підприємства; завдання щодо якості виробництва продукції та інше.

Положеннями також визначається правовий статус тим-часово створених комісій, груп, бюро та ін.

Постанова.

Цим терміном називають два види документів.

1. Заключна частина протоколу засідання зборів, прав-ління, президії та ін. Ця постанова входить у протокол чи додається до нього, за потреби може оформлятися як витяг із протоколу.

2. Правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та сто-сується кардинальних проблем.

Постанова оформляється на бланку.

Реквізити:

Назва виду документа.

Дата.

Індекс.

Місце видання.

Заголовок.

Текст, що складається із таких частин: констатуючої (викладаються мотиви дій, дасться по-силання на розпорядчий документ вищого органу — підста-ва для видання постанови); розпорядчої (текст викладається в наказовій формі).

Підписи.

Візи.

Гриф узгодження.

Коди.

У кожному пункті постанови перераховуються дії, вико-навці (організація, підрозділ або особа) і термін виконання. Датою постанови є дата засідання, на якому її прийнято. Підписують постанову голова і секретар.

Правила.

Це службові документи, в яких викладаються настанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дій, пове-дінки юридичних та фізичних осіб.

За формою і змістом правила подібні до інструкцій, іноді с їх складовою частиною.

Реквізити:

Гриф затвердження.

Назва виду документа.

Заголовок (короткий виклад призначення правил).

Дата.

Номер.

Текст (може складатися із пунктів).

Підпис особи, відповідальної за складання правил.

Виконання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосу-ються, і тому їх можна віднести до правових документів.

Розпорядження.

Це правовий акт, що видається керівником або коле-гіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має обмежений термін дії і стосується вузького кола орга-нізацій, посадових осіб і громадян — виконавців розпоряд-ження.

Реквізити:

Назва структурного підрозділу.

Коди.

Назва виду документа.

Дата.

Індекс.

Місце видання.

Заголовок до тексту.

Текст, що містить такі частини: констатуючу (вказуються мета або причини видання); розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання).

Підпис.

Статут.

Це зведення правил, які регулюють основи організації і діяльності установ певної галузі господарства.

Реквізити:

Гриф затвердження.

Назва виду документа.

Заголовок.

Текст, який складається з таких розділів: загальні положення; основна діяльність: у чому полягає її порядок; планування й облік роботи; призначення допоміжних служб; взаємодія з іншими органами, що здійснюють подібну діяльність; специфічні особливості діяльності; відповідальність організації за виконання зобов'язань і порядок розгляду суперечок, пред'явлення претензій, позовів; заохочення; дисциплінарні стягнення.

Текст статуту розбивають на параграфи (статті, пункти), які групують у розділи (позначаються римськими цифрами).

Статути після їх затвердження підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Ухвала.

Ухвала — правовий акт, який приймається місцевими радами народних депутатів, виконавчими комітетами, держ-адміністраціями колегіальне для вирішення найважливі-ших питань, що входять до їхньої компетенції. Ухвалами також називають спільні акти, які видаються кількома не-однорідними органами (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності, державними органами, гро-мадськими організаціями тощо).

За своїми юридичними властивостями ухвали поділяються на нормативні та індивідуальні. Нормативними називають

рішення про роботу підприємств торгівлі, побутового обслу-говування населення тощо; індивідуальними — рішення про прийняття до експлуатації будівель, встановлення опікун-ства тощо.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, котрі зобо-в'язані контролювати виконання документа.

Коло питань, з яких приймаються ухвали місцевих рад народних депутатів, досить широке, через те що ради здійсню-ють державне керівництво усіма галузями господарського і соціально-культурного життя.

Ухвали місцевих рад, а також їхніх виконкомів уклада-ються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що ухвали рад не нумерують, а ухвали виконкомів мають порядкову нумерацію.

Реквізити ухвали:

Герб України.

Назва місцевої ради народних депутатів.

Зазначення місця видання.

Назва виду документа (Ухвала).

Дата або дата й номер.

Заголовок.

Текст.

Підписи голови та секретаря.

Печатка.

Ухвала складається із вступної частини, в якій конста-тується стан питання, що розглядається, і з постановчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання й перелік службових осіб, відповідальних за вчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконан-ням ухвали.

2. Підготуйте заяву про переведення на іншу роботу.

Пишеться на аркуші формату А4.

3. Складіть акт на списання матеріальних цінностей.

4. Зазначте документи, виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

До документів, виконання яких підлягає обов’язковому контролю, належать розпорядчі документи: наказ (розпорядчий документ, який видається керівником ус-танови і стосується організаційних та кадрових питань), витяг із наказу (документальна копія будь-якої части-ни оригіналу наказу, без зазначення слова «Копія»), розпорядження (правовий акт, що видається керівником або коле-гіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має обмежений термін дії і стосується вузького кола орга-нізацій, посадових осіб і громадян - виконавців розпоряд-ження), вказівка (правовий акт, який видається керівником органу дер-жавного управління і має організаційно-методичний харак-тер щодо виконання правових документів цього органу), постанова (службовий документ, в якому викладаються настанови чи вимоги, що регламентують певний порядок дій, пове-дінки юридичних та фізичних осіб).

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. – К.: А.С.К., 2001.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000.

Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д.Горбула. – К.: Знання, 2000.

Ділове мовлення: Методичні рекомендації й зразки ділових паперів / Уклад. С.В.Шевчук. – К., 1998.

Зубков М. Сучасна українська ділова мова. – Х.: Торсінг, 2002.

Коваль А.П. Ділове спілкування. – К., 1999.

Любивець Л.П. Ділові папери. – К., 1981.

Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1997.

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / Уклад.: С.П.Бибик, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. – К.: Довіра, 1997.

Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. – К.: Літера ЛТД, 2001.